Surat panggilan harus disampaikan dalam amplop yang tidak menunjukkan bahwa isinya adalah dokumen yang sah.
Aturan tentang pengiriman panggilan dapat berbeda dari satu yurisdiksi ke yurisdiksi lain, sehingga artikel ini hanya dianggap sebagai gambaran umum. Untuk memahami proses hukum yang terlibat dalam pengiriman panggilan, mungkin akan membantu untuk menciptakan situasi gugatan perdata hipotetis . John Smith menyewa Joe Brown, seorang fotografer profesional, untuk mengambil foto di pernikahannya. Menurut pendapat Smith, foto-foto yang diambil oleh Mr. Brown sama sekali tidak dapat diterima dan dia meminta pengembalian dana penuh atas uang yang diterima Joe Brown. Mr Brown menolak untuk mengembalikan uang, menyatakan bahwa gambar-gambar itu berkualitas profesional dan dia memenuhi bagian kontraknya. John Smith memutuskan untuk mengajukan gugatan perdata terhadap Joe Brown untuk memaksanya mengembalikan uang itu. Ini akan menjadi langkah pertama dalam sidang perdata , dengan penggugat John Smith mengajukan gugatan hukum di pengadilan perdata terhadap terdakwa Joe Brown.
Marsekal AS sering bertanggung jawab untuk memberikan panggilan.
Namun, gugatan perdata hanya dimulai dengan penyampaian surat panggilan yang dirancang pengadilan dengan benar dan sah. Penggugat atau kuasanya dapat mengajukan gugatan, tetapi pengadilan berkewajiban untuk menyampaikan surat panggilan yang memberitahukan kepada penerima pengaduan tentang dirinya dan berapa lama ia harus mendaftarkan jawaban resmi. Panggilan hanya dapat disampaikan secara sah oleh petugas pengadilan yang diakui, sering kali seorang wakil sheriff atau marshal AS, atau oleh kurir yang berwenang untuk mengirimkan dokumen hukum. Penggugat dalam gugatan perdata mungkin harus tetap menggunakan jasa kurir profesional agar pemanggilan dapat disampaikan secara fisik kepada tergugat.
Salah satu metode yang kurang dapat diandalkan untuk melayani panggilan adalah dengan mengirimkannya melalui pos.
Petugas pengadilan atau kurir hanya dapat mengirimkan panggilan ke “tempat tinggal biasa” terdakwa atau tempat kerja tetapnya. Ini berarti agen yang berwenang harus menemukan alamat resmi terakhir yang diketahui dari terdakwa dan berusaha mengirimkan amplop yang berisi surat panggilan kepada orang tersebut. Amplop itu sendiri tidak boleh berisi pengenal apa pun yang menunjukkan bahwa itu adalah dokumen hukum yang dikeluarkan oleh pengadilan. Selama pengiriman surat panggilan yang sah, kurir tidak selalu harus meminta atau menerima tanda tangan dari tergugat untuk membuktikan tanda terima. Dalam kasus hipotetis, Joe Brown dapat membuka pintu secara pribadi dan menerima panggilan dari kurir secara langsung. Kurir kemudian dapat memberitahu Mr Brown bahwa ia telah dilayani dengan panggilan untuk muncul di pengadilan sipil.
Panggilan hukum sering disampaikan oleh sheriff atau deputi.
Jika Tuan Brown tidak membukakan pintu di rumahnya, petugas atau kurir juga dapat meninggalkan surat panggilan dengan penduduk dewasa lain yang tampaknya bertanggung jawab. Karena panggilan tidak mengandung pengenal hukum apa pun, penerima lain tidak akan mengetahui isinya. Pengiriman surat panggilan yang berhasil ke kediaman Mr. Brown akan memulai jam hukum pada gugatan tersebut. Mr Brown akan memiliki jumlah hari tertentu, umumnya 20 hingga 30, untuk memberikan tanggapan atau jawaban atas pengaduan yang diajukan terhadapnya. Panggilan itu sendiri tidak serta merta menentukan tanggal pengadilan, tetapi akan memberi tahu terdakwa bahwa ada gugatan terhadapnya.
Jika kurir gagal mengirimkan surat panggilan kepada Tuan Brown di tempat tinggal resminya, ia dapat mencoba pengiriman surat panggilan lain di tempat kerja tetap Tuan Brown. Sekali lagi, amplop tidak boleh berisi pengenal apa pun yang akan mengungkapkan sifat hukum dari isinya. Jika Mr Brown tidak dapat ditemukan di studio fotografinya, kurir dapat mencoba pengiriman lain di lain waktu. Di beberapa yurisdiksi, server proses dapat mengklaim pengiriman panggilan yang sah dengan meninggalkan salinan panggilan di kediaman terdakwa dan mengirimkan salinannya ke alamat resmi terdakwa. Ini disebut “paku dan surat” dalam profesi hukum , tetapi praktiknya tidak diakui secara universal sebagai metode pengiriman yang tepat. Kurir harus menunjukkan “uji tuntas” dengan mencoba beberapa pengiriman pada jam yang berbeda dalam sehari sebelum menggunakan taktik “paku dan pos”.
Setelah penyerahan surat panggilan yang sah, petugas atau kurir harus memberikan bukti kepada pengadilan bahwa terdakwa memang menerima panggilan itu sendiri, atau dalam posisi untuk menerimanya melalui pihak ketiga. Kurir pada umumnya telah menyelesaikan kewajiban hukumnya kepada pengadilan setelah pemanggilan dan terdakwa berada dalam ruang yang sama pada waktu yang sama.