Resepsionis meja depan melakukan sejumlah tugas administratif, termasuk menjadwalkan janji temu, menjawab pertanyaan, dan menjaga kantor berjalan lancar.
Resepsionis meja depan menyapa pengunjung saat mereka tiba di sebuah perusahaan, dan sering kali merupakan suara pertama yang didengar orang saat mereka menelepon perusahaan. Dia biasanya melakukan sejumlah tugas administratif juga, termasuk mendistribusikan surat dan pengarsipan. Bergantung pada tempat kerja, seseorang dalam posisi ini mungkin berspesialisasi dalam hal-hal seperti penagihan, membuat reservasi, atau membantu keamanan. Dia dapat bekerja di mana saja yang memiliki area ramah, dari pabrik hingga hotel.
tugas
Resepsionis meja depan biasanya orang yang diajak bicara ketika mereka menelepon perusahaan.
Tugas utama resepsionis meja depan adalah membuat orang merasa diterima, menjawab pertanyaan, dan mengarahkan mereka ke bagian lain gedung. Selain itu, sebagian besar melakukan pekerjaan kantor. Mereka menangani korespondensi tertulis, menjadwalkan janji temu, mengirim dan meneruskan email, menyusun laporan, dan menjaga agar kantor tetap berjalan lancar. Mempersiapkan surat dan parsel untuk pengiriman adalah tugas rutin, seperti halnya mengembangkan hubungan baik dengan jasa pengiriman dan kurir .
Resepsionis meja depan harus menunjukkan etiket telepon yang tepat dan keterampilan layanan pelanggan yang sangat baik.
Resepsionis meja depan yang telah lama bekerja mungkin memiliki tugas tambahan, seperti pembukuan ringan dan meneliti vendor potensial. Ini sangat umum di perusahaan yang tidak memiliki staf administrasi lain, seperti sekretaris. Dia juga dapat menghasilkan laporan dan spreadsheet dan membantu mengatur pertemuan. Beberapa bisnis juga memiliki resepsionis yang menyimpan file tentang karyawan lain, termasuk informasi tentang kehadiran dan ulasan kinerja mereka.
Spesialisasi
Resepsionis meja depan harus memiliki keterampilan mengetik.
Resepsionis meja depan terkadang memiliki spesialisasi berdasarkan tempat kerja mereka. Misalnya, seseorang yang bekerja di kantor hukum mungkin harus memiliki pemahaman dasar tentang jenis hukum yang menjadi spesialisasi firmanya, sementara seseorang yang bekerja di kantor medis mungkin perlu dapat melakukan penagihan medis dan memahami dasar-dasarnya. dari asuransi kesehatan. Demikian pula, resepsionis meja depan untuk sebuah hotel harus dapat melakukan reservasi dan mengarahkan orang ke bisnis lokal dan landmark. Mereka yang bekerja di tempat-tempat yang membuat produk nyata atau pameran rumah, seperti pabrik atau museum, juga dapat mengarahkan pengunjung dalam tur. Beberapa tempat mungkin juga memiliki orang dalam posisi ini membantu keamanan dengan mencatat pengunjung masuk dan keluar atau meminta identitas pengunjung.
Persyaratan Pribadi dan Pendidikan
Resepsionis meja depan harus sangat terorganisir, ramah, dan menarik. Dia harus dapat melakukan banyak tugas dengan sangat baik dan dapat memprioritaskan proyek saat dibutuhkan. Perbedaan antara resepsionis yang baik dan yang hebat sering kali terletak pada keterampilan pemecahan masalah yang baik dan kemampuan untuk berinteraksi dengan berbagai macam orang.
Siapa pun di posisi ini harus pandai bekerja dengan komputer dan sistem telekomunikasi . Dia harus secara teratur menghubungi karyawan, pelanggan, dan vendor, dan harus dapat menelepon, mengirim email, dan mengirim pesan teks secara efisien sesuai kebutuhan. Meskipun tidak selalu diperlukan, konferensi video web dan pelatihan Voice over IP ( VoIP ) merupakan nilai tambah.
Tidak ada persyaratan pendidikan formal untuk menjadi resepsionis meja depan. Beberapa perusahaan mengambil orang yang hanya memiliki ijazah sekolah menengah dan melatih mereka di tempat kerja. Memiliki setidaknya gelar associate dapat sangat meningkatkan peluang seseorang untuk mendapatkan jenis pekerjaan ini, dan beberapa tempat memerlukan gelar yang lebih tinggi.