Administrator hibah memastikan bahwa dana dari donor digunakan dengan tepat.
Seorang administrator hibah bertanggung jawab atas pemberian hibah dalam suatu organisasi atau perusahaan. Administrator memproses dokumen dan aplikasi, memberikan hibah dan memastikan bahwa uang dibelanjakan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan. Dia akan sering berurusan dengan lima atau lebih klien sekaligus, melacak detail dan mendistribusikan dana yang sesuai untuk masing-masing klien. Sebagian besar anggaran yang bekerja dengan administrator hibah untuk setiap klien adalah antara dua dan lima juta Dolar AS.
Administrator hibah sering bekerja sama dengan penerima hibah untuk memastikan ketentuan pendanaan dipahami dengan baik.
Untuk bekerja di bidang ini, tidak ada kursus khusus yang harus diambil, meskipun gelar sarjana diperlukan. Disarankan untuk mempelajari bidang yang berhubungan dengan penelitian karena itu adalah bidang di mana sebagian besar klien menginginkan hibah. Setelah menerima gelar sarjana, menjadi bersertifikat dalam manajemen hibah. Seminar ditawarkan oleh kelompok-kelompok seperti National Grants Management Association (NGMA), dan administrator hibah memiliki opsi untuk mengambil salah satu dari tiga jalur berbeda dalam manajemen hibah: jalur federal, jalur lintas, atau jalur penerima.
Seorang administrator hibah yang bekerja di jalur federal biasanya memiliki pekerjaan pemerintah; ia menangani hibah yang diberikan oleh pemerintah. Jalur pass-through adalah aspek manajemen hibah di mana administrator bekerja sama dengan penerima hibah, menginstruksikan dan mendidik mereka tentang proses dan tanggung jawab yang terlibat dengan mendapatkan hibah. Di jalur penerima, pekerjaan administrator hibah berfokus pada membantu mereka yang membutuhkan hibah melamar mereka. Setelah sertifikasi selesai, pekerjaan dalam administrasi hibah dapat diperoleh. Begitu dia mulai berlatih, sangat disarankan agar administrator mengambil kelas pelatihan 16 hari per tahun untuk mengikuti perubahan di lapangan dan proses serta prosedur baru untuk mengelola hibah.
Peran paling dasar dari administrator hibah adalah memproses dan menyiapkan aplikasi hibah. Ini melibatkan peninjauan anggaran klien, memberikan panduan hibah kepada klien, memperoleh dokumen dan izin yang diperlukan sebelum hibah dapat dikeluarkan, memasukkan data ke dalam sistem organisasi untuk melacak hibah yang didistribusikan, merakit semua dokumen yang telah diisi dan ditandatangani, dan mengirimkan dokumen-dokumen ini ke personel yang sesuai . Tugas kedua adalah administrasi proyek. Ini termasuk menjelaskan persyaratan hibah, memastikan bahwa prosedur tindak lanjut akan dilakukan dengan benar, mencatat tanggal dan pembayaran penting, membuat dan mengelola pesanan pembelian, dan memantau pembayaran. Selama langkah terakhir, pembayaran, administrator hibah mencari laporan keuangan yang diperlukan dari klien, memverifikasi catatan pembayaran, mempelajari laporan keuangan, meninjau faktur dan mencatat penerimaan.