Surat tuntutan hukum harus ditulis dalam format bisnis formal.
Surat tuntutan hukum adalah dokumen yang digunakan untuk menuntut penyelesaian sengketa, terutama yang menyangkut utang moneter. Misalnya, seseorang atau bisnis dapat mengirim salah satu dari surat-surat ini ketika pembayaran hutang menjadi sangat terlambat dan tampaknya orang atau perusahaan yang berutang uang tidak memiliki niat untuk melakukan pembayaran. Dalam kasus seperti itu, surat itu digunakan untuk menyatakan bahwa uang telah jatuh tempo dan termasuk jumlah pasti yang terutang. Biasanya juga mencakup ancaman formal tindakan pengadilan jika masalah tersebut tidak diselesaikan pada tanggal tertentu. Misalnya, seseorang yang mengirimkan surat tuntutan hukum dapat memberi tahu debitur tentang niatnya untuk menuntutnya di pengadilan gugatan kecil jika utangnya tidak dilunasi.
Surat tuntutan hukum biasanya harus memiliki nada yang sopan namun tegas.
Surat tuntutan hukum biasanya harus memiliki nada yang sopan namun tegas. Biasanya harus bebas dari serangan atau manipulasi pribadi, bahkan jika pihak-pihak yang terlibat saling mengenal dengan baik. Karena penyelesaian sengketa adalah masalah bisnis, surat itu harus menyerupai surat bisnis lainnya dalam nada. Beberapa orang mungkin berpikir bahwa taktik yang berat, tuduhan, dan serangan pribadi dapat membantu dalam perselisihan, tetapi hal itu sebenarnya dapat membuat penerima lebih menolak untuk mematuhinya. Sebaliknya, surat bisnis harus dengan sopan memberi tahu penerima bahwa perselisihan tidak akan hilang begitu saja dan mudah-mudahan menyebabkan dia mempertimbangkan risiko tidak membayar atau tidak mematuhinya.
Jika surat tuntutan hukum tidak berhasil, mediasi dapat menjadi langkah selanjutnya dalam menyelesaikan sengketa.
Merupakan praktik umum untuk memasukkan riwayat perselisihan dalam surat tuntutan hukum. Ini pada dasarnya menetapkan fakta-fakta kasus secara tertulis. Memberikan detail ini kepada pihak yang sudah mengetahuinya mungkin tampak tidak perlu. Namun, jika perselisihan itu sampai ke pengadilan, perincian ini dalam surat mungkin penting. Selain itu, menyertakan informasi tersebut dalam surat dapat membantu menjernihkan kesalahpahaman di antara para pihak yang bersengketa.
Sementara pihak lain yang bersengketa mungkin sudah mengetahui apa yang diinginkan pihak lawan, surat tuntutan hukum biasanya meminta tindakan tertentu. Ini sering kali merupakan pembayaran kembali sejumlah uang, tetapi bisa juga merupakan jenis tindakan lain, seperti perbaikan atau penyelesaian proyek yang telah disepakati. Biasanya termasuk jenis ancaman tindakan hukum juga. Misalnya, surat dapat menyatakan bahwa pengirim akan mengajukan gugatan jika penerima tidak melakukan tindakan yang diminta dalam surat.