Dalam pendekatan tagihan dan penangguhan, penjual harus melacak berapa banyak persediaan yang telah diberikan kepada pembeli dan memastikan untuk tidak menggunakan persediaan tersebut untuk memenuhi pesanan tertunda lainnya.
“Bill and hold” adalah istilah yang digunakan untuk merujuk pada pengaturan antara pembeli dan penjual di mana pembeli ditagih untuk barang atau jasa yang belum benar-benar diterima. Idenya adalah bahwa produk akan diberikan kepada pembeli pada tanggal yang disepakati kemudian. Sebagai bagian dari perjanjian, penjual setuju untuk menyisihkan produk tersebut untuk pembeli, menyediakan penyimpanan sementara untuk produk tersebut, dan melaksanakan pengiriman pesanan setelah pembayaran diterima dan dicatat.
Pengaturan bill and hold dapat diilustrasikan dengan contoh perusahaan yang memesan pensil dalam jumlah besar dengan vendor. Pembeli mungkin ingin membayar pesanan dalam periode akuntansi saat ini tetapi tidak ingin mengambil pensil sampai di kemudian hari, mungkin karena kebutuhan untuk mengosongkan tempat pensil di tempat penyimpanan. Dalam skenario ini, penjual setuju untuk memproses pesanan, dan memisahkan pensil untuk memenuhi pesanan dari sisa inventarisnya . Selama periode ini, pembeli mengirimkan pembayaran untuk pesanan dan penjual mencatat pembelian dalam piutang akuntansi. Pada tanggal yang disepakati oleh kedua belah pihak, penjual mengirimkan pensil ke alamat yang diberikan oleh pembeli. Setelah menerima pensil yang dikirim, pesanan dianggap dipenuhi oleh kedua belah pihak.
Meskipun pendekatan tagihan dan penangguhan terkadang bermanfaat bagi pembeli dan penjual, mengelola prosesnya dapat memerlukan upaya ekstra. Pembeli harus melacak tanggal pengiriman yang diantisipasi serta mengirimkan pembayaran untuk barang-barang yang belum diterima. Kegagalan untuk melakukannya dapat meningkatkan inventaris aktual dan memberikan kesan yang salah tentang sumber daya mana yang sebenarnya tersedia untuk digunakan dalam berbagai proses bisnis. Penjual juga harus melacak berapa banyak inventaris yang telah diberikan kepada pembeli dan memastikan untuk tidak menggunakan inventaris tersebut untuk memenuhi pesanan tertunda lainnya.
Seiring dengan potensi jebakan, penting untuk menyadari bahwa penggunaan pengaturan tagihan dan penahanan tidak selalu dipandang baik oleh berbagai badan pengatur, dan harus dilakukan sesuai dengan persyaratan yang sangat ketat. Misalnya, Komisi Sekuritas dan Bursa di Amerika Serikat tidak menganggap kepemilikan produk berpindah dari penjual ke pembeli sampai pembeli benar-benar memiliki produk tersebut, di mana pembeli dapat menikmati semua hak dan tanggung jawab yang terkait dengan kepemilikan itu. Ini dapat berarti bahwa pembeli harus mematuhi peraturan tertentu dalam hal akuntansi untuk dana yang dikeluarkan untuk pembelian untuk mematuhi peraturan dan peraturan SEC. Di negara-negara di mana proses tagihan dan penahanan lebih umum digunakan, baik pembeli maupun penjual harus mengelola proses akuntansi yang terkait sehingga tidak ada pertanyaan tentang status pesanan saat ini, termasuk apakah pesanan tersebut benar-benar telah diterima atau apakah pengiriman masih tertunda.
